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Tema 121 - ANO III - Nº 21 - 1995
Luis O. Segond
Introdução
Atualmente estamos diante de transformações significativas em nosso planeta tais como uma maior conscientização ecológica, algumas mudanças em regimes de governo, o desmontadas repúblicas socialistas soviéticas, diversos focos de guerra etc. Ao meandro tempo observa-se a aglutinação de países em blocos econômicos como por exemplo:
. MERCOSUL - Mercado Comum do Sul
. NAFTA - North America Free Trade Area
. CEE - Comunidade Econômica Européia
. CEI - Comunidade dos Estados independentes Tigres Asiáticos
Esses blocos econômicos objetivam aumentar a competitividade dos países membros no mercado mundial e é um dos fatores que induzem a um fortalecimento cada vez maior do regime capitalista.
Com a evolução das tecnologias de telecomunicações e informática surgiu um outro fator para o fortalecimento do capitalismo: as grandes empresas multinacionais não param de investir, fazendo circular, continuamente, seus ativos financeiros. Dessa forma, no momento do fechamento da Bolsa de Nova York, começa-se a investir na Bolsa de São Francisco, depois na de Tóquio, em seguida na de Paris e assim sucessivamente durante 24 horas por dia. É com esse cenário que as grandes organizações se defrontam atualmente.
Já a área de Comércio Internacional, encontra-se diante de um grande problema devido ao fato de, em alguns casos, as mercadorias chegarem a seu destino antes dos documentos associados. A geração do documento, seu envio ao transportador e manuseio no porto de partida pode levar de cinco a quatorze dias. Enquanto isso, uma mercadoria pode ser transportada para em porto em apenas um dia. Por outro lado, o envio de documentos para o exportador, do explorador para o seu Banco, desse para o Banco do importadora em seguida para o próprio importador, pode tem até 21 dias. Enquanto isso, dependendo das distâncias o rotas, o transporte do porto de origem para o de destino pode levar de 3 a 20 dias. Dessa forma, as mercadorias ficam armazenadas em vários pontos, às vezes expostas a riscos, até que seja providenciada sua liberação.
Surge então ramo alternativa de solução a adoção do EDI - Intercâmbio Eletrônico de Dados. Ao invés de se trocar um conjunto de papéis é realizada a troca de mensagens eletrônicas as quais são antecipadamente acordadas entre os parceiros comerciais. A ONU - Organização das nações Unidas vem empreendendo esforços no sentido de tornar o EDIFACT Intercâmbio Eletrônico de Dados para Administração, Comércio o Transporte no padrão mundial para troca de documentos comerciais. Como a maior parte da documentação EDIFACT foi desenvolvida em inglês, a ONU criou recentemente o grupo de Multilingualismo para facilitar o acesso às recomendações, pelas pessoas envolvidas em Comércio Internacional nos diversos cantos do mundo.
O objetivo desse artigo é apresentar essas diversas tecnologias o seu relacionamento com a área de Comércio Internacional.
O Intercâmbio Eletrônico de Dados
As organizações, do setor público ou privado, estão promovendo esforços para tornarem-se mais eficientes. A busca da eficiência no trabalho tem sido sempre uma prioridade mas, hoje em dia com o mercado mundial altamente competitivo, é imperativo e é uma questão de sobrevivência. Empresas que não modificarem a forma de fazer negócios poderão não fazer qualquer negócio no futuro. Isso envolve a eliminação de todos os procedimentos que não adicionem valor ao produto e assim, se um procedimento não adicionar valor deverá ser simplesmente eliminado.
Nas últimas décadas, conscientes dos enormes custos envolvidos nas operações comerciais os japoneses, os europeus e os norte-americanos verificaram que o aumento da produtividade e, conseqüentemente, a redução de custos poderia envolver o relacionamento com os parceiros comerciais.
O EDI foi desenvolvido para atender às necessidades de comunicação eficiente entre parceiros comerciais, usufruindo desvantagens oferecidas pelas modernas tecnologias de informação. No mundo dos negócios a comunicação tradicional ocorre em duas formas: não-estruturada (mensagens, memorandos e cartas) e estruturada (pedidos de compras, aviso de despacho, faturas e pagamentos). O EDI abrange o intercâmbio de mensagens estruturadas enquanto que as aplicações de Correio Eletrônico tratam das comunicações não-estruturadas.
Em uma mensagem estruturada, tal como um pedido de compra, o dado é formatado seguindo um padrão preestabelecido, facilitando a transferência eletrônica entre sistemas de computadores. Freqüentemente denominada como comunicação aplicação-a-aplicação, o objetivo é de se realizar uma operação automática que possibilite a troca de dados entre parceiros comerciais.
Buscando aumentar sua competitividade é fundamental a velocidade de execução dos processos envolvidos nos diversos relacionamentos comerciais de uma empresa. Na área de Comércio Internacional, esses relacionamentos envolvem administrações alfandegárias, bancos, corretores, despachantes, exportadores, fretadores, importadores, seguradoras, transportadores, etc. As informações associadas a esses relacionamentos estão contidas em diversos documentos, tais como: pedidos de compra, notas fiscais, avisos de embarque, listas de preços, especificações de produtos, ordens de pagamento, ordens de crédito, despachos aduaneiros, registros de operação comercial, etc. Poderíamos então imaginar, a título de exemplo, o seguinte uso intensivo de EDI em Comércio Internacional:
_ O exportador envia a lista de preços para o importador;
_ O importador, com base na lista de preços, envia seus pedidos de compra para o exportador;
_ O exportador recebe os pedidos de compra e envia avisos de faturamento e de embarque dos itens solicitados para o importador;
_ O importador recebe as mercadorias e envia para o exportador os avisos de recebimento;
O exportador e o importador enviam para os bancos, os transportadores e as companhias de seguro os documentos ordens de crédito, ordens de pagamento, prêmios de seguro, manifestos de cargas, etc. Em seguida, são encaminhados para o exportador e o importador diversos documentos, tais como: avisos de débito, avisos de crédito, análises de seguro, conhecimento, cartas de crédito, manifestos, etc.
O exemplo anterior fornece uma pequena idéia da quantidade de documentos originados por apenas uma transação comercial e do número de relacionamentos entre os diversos agentes envolvidos. Estimativas variam, mas em uma simples remessa de mercadorias podem estar envolvidas até 28 organizações diferentes com mais de 40 transações criadas para documentar o processo. Estima-se que o trabalho com papel contribua com 8% do custo total de um despacho internacional.
Dessa forma teve origem o desenvolvimento da filosofia de EDI que também teve por elemento motivador a constatarão de que cerca de 70% dos documentos digitados para entrada em um computador haviam sido emitidos por outro computador, provocando redigitações sucessivas e, conseqüentemente, os erros pertinentes. Como cerca de 25% do custo de processamento de um sistema, é relativo a entrada de dados, pode-se imaginar a economia a ser gerada com a adoção de EDI.
Internacionalmente, os complexos documentos de comércio exterior e os complicados relacionamentos comerciais justificam plenamente a adoção de EDI. A informação introduzido pela parte inicial no processo é normalmente requerido por todas as outras partes envolvidas. O EDI possibilita a todas as partes trocar esses dados iniciais, reduzindo o tempo e os erros introduzidos nos processos manuais. Aproximadamente metade de todas as cartas de crédito emitidas contêm erros de preenchimento. Os erros em documentação comercial podem atrasar um embarque, adicionar custos de armazenamento ou influenciar adversamente no fluxo normal de fabricação e nas cadeias de distribuição e vendas.
A maioria das grandes organizações, nacionais ou multinacionais, estão implementando o EDI e brevemente estarão exigindo que todos os seus parceiros de negócios estejam aptos a usar essa tecnologia.
Para que seja executado um processo de EDI entre dois parceiros, é necessário que sejam executadas as seguintes tarefas:
_ criação da transação pela aplicação de origem;
_ e tradução da transação para o formato padronizado, de forma a que possa ser reconhecida pelo outro parceiro;
_ a transmissão, através das facilidades de comunicações, para a aplicação destinatária do documento;
_ tradução da transação recebida no formato padronizado para o formato da aplicação de destino;
_ processamento da transação pela aplicação destinatária.
EDlFACT: O Padrão das Nações Unidas para o EDI
No início da implementação do EDI foram desenvolvidos formatos para atender, isoladamente, às necessidades individuais de cada empresa. Em pouco tempo, os usuários perceberam as limitações desses padrões proprietários. Novos padrões industriais foram então desenvolvidos para atender às necessidades da ampla comunidade de interesse. Entretanto, as companhias envolvidas em comércio com diversos setores industriais ainda enfrentavam barreiras e, conseqüentemente, a necessidade de padrões nacionais tornou-se clara.
Por volta de 1985 surgiram dois padrões que tiveram larga aceitação: ANSI ASC Xl2 ("American National Standards Institute Accredited Standards Committee" - Instituto Nacional Americano de Padrões Comitê Credenciado de Padrões) na América do Norte e GTDI ("Guidelines for Trade Data lnterchange" - Orientações para Intercâmbio de Dados Comerciais) na Europa. Embora atendessem às necessidades domésticas, a existência desses dois padrões foi criando dificuldades para o Comércio Internacional.
A utilização de EDI pressupõe a adoção de padrões. Para alcançá-los, desde 1986 vem sendo desenvolvido, em nível internacional, o padrão conhecido como EDIFACT que é o conjunto de regras das Nações Unidas para o intercâmbio Eletrônico de Dados para Administração, Comércio e Transporte ("Electronic Data lnterchange for Administration, Commerce and Transport"). Compreende um conjunto de diretórios e orientações para o intercâmbio eletrônico de dados estruturados, em particular aqueles relacionados ao comércio de mercadorias e serviços, entre sistemas de informação automatizados.
As regras EDIFACT são aprovadas e publicados no (UNTDID) - Diretório de Intercâmbio de Dados Comerciais das Nações Unidas. Esse diretório contém:
_ Regras de Sintaxe em Nível de Aplicação (NBR 12963);
_ Orientações para o Projeto de Mensagens;
_ Orientações para a Implementação da Sintaxe;
_ Diretório de Elementos de Dados contendo todos os elementos de dados padronizados. Conforme novas mensagens vão sendo desenvolvidas, novos elementos de dados são definidos;
_ Diretório de Elementos de Dados Compostos que é semelhante ao Diretório de Elementos de Dados;
_ Diretório de Segmentos que contém a definição de todos os segmentos padrões do EDIFACT;
_ Diretório de Mensagens Padronizadas das Nações Unidas;
_ Lista de Códigos que contém todos os valores que podem ser associados aos elementos de dados codificados. Alguns códigos são definidos por outras organizações e, nesse caso, elas devem ser referenciadas;
_ Regras Uniformes de Conduta para Intercâmbio de Dados de Comércio por Teletransmissão.
As regras contidas na norma ISO 9735 (NBR 12963) fornecem a sintaxe do EDIFACT para a construção dos documentos eletrônicos chamados de mensagens. O EDIFACT se preocupa unicamente com a mensagem. A comunicação não faz parte desse padrão, assim como não fazem parte das recomendações postais a forma de escrita no papel (se usando caneta, máquina de escrever etc.). O EDIFACT é também independente do hardware e do software utilizados.
As mensagens padronizadas das Nações Unidas (UNSM) são o produto final do processo de desenvolvimento do EDIFACT. Elas se constituem em um conjunto de dados envolvendo funções genéricas de negócios. Atualmente existem 68 mensagens padronizadas das quais, a título de exemplo, podemos citar:
_ ECUSDEC - Declaração alfandegária
_ NVOIC - Fatura
_ ORDERS - Pedido de Compra
_ PAXLST - Lista de Passageiros
Cada mensagem é composta por um conjunto de segmentos de dados que definem um conceito preciso, como por exemplo nome e endereço. Um segmento é composto por elementos de dados compostos e por elementos de dados componentes. Data é um elemento de dados composto que compreende os elementos de dados componentes Dia, Mês e Ano. Tanto os segmentos de dados como os elementos de dados podem ocorrer várias vezes sem uma mensagem. Por exemplo, a mesma definição do segmento NAD (Name and Address - nome e endereço) em uma fatura é usado para identificar o vendedor e o comprador (incluindo elementos de dados como rua, cidade, país, código postal, etc.).
O número de mensagens disponíveis tem crescido dramaticamente, oferecendo à comunidade de negócios um padrão verdadeiramente viável. Atualmente EDIFACT está em uso nos seguintes países.
. África do Sul Alemanha Argentina
. Austrália Áustria Bélgica
. Brasil Bulgária Canadá
. Chile China Cingapura
. Colômbia Coréia Dinamarca
. Eslovênia Espanha Estados Unidos
. Finlândia Formosa França
. Gabão Grã-Bretanha Hong Kong
. Hungria índia Irlanda
. Islândia Itália Japão
. Luxemburgo Malásia Malta
. México Nigéria Noruega
. NovaZelândia Países Baixos Polônia
. RepúbIica Tcheca e Eslovaca Romênia
. Rússia Senegal Suécia
. Suíça
O Multilingualismo em EDIFACT
Desde que o padrão EDIFACT foi lançado em 1987, em vários dos grupos de trabalho, o inglês vem sendo o único idioma utilizado, o que apresenta a imensa vantagem de economizar os esforços de conversão e de não retardar, por motivos de tradução (geralmente bastante especializadas) os trabalhos de normalização.
Versões francesa e russa são as encontradas mais comumente, porém com atrasos consideráveis. Por outro lado, os serviços de tradução das Nações Unidas, constantemente, chamam a atenção do Secretariado sobre a especialização dos documentos EDIFACT e sobre as dificuldades de tradução decorrentes.
Para o essencial, os projetistas de mensagens e o conjunto de especialistas em normalização EDIFACT dispõem apenas de uma documentação em inglês, o que pode ser aceitável por razões de custo e prazo. O que não pode ser aceito, por outro lado, é que os usuários potenciais do EDIFACT, tenham apenas documentação em inglês. As pequenas empresas passarão a usar mais facilmente EDIFACT se dispuserem de uma documentação, com alta qualidade, escrita em sua língua materna. Obviamente, " é uma condição primordial para que a disseminação geral do EDIFACT seja atingida.
Se a apresentação do EDIFACT e de cada um de suas mensagens é necessária na língua materna dos profissionais da área de Comércio Internacional, é particularmente indispensável no que concerne aos códigos utilizados. Segundo os padrões EDIFACT, para se informar que o País de Origem de determinada mercadoria é a Alemanha, deve-se associar ao elemento de dados 3239 o valor "DE". Assim, enquanto um computador em qualquer parte do mundo, deve receber e armazenar o elemento de dados 3239=DE, o profissional de Comércio Internacional deve compreender que o país em referência é Alemanha em português, Allemagne em francês, Deutschland em alemão e Germany em inglês.
Além disso, verifica-se que certas listas de códigos foram estabelecidos a partir de um caso particular, nacional ou setorial. Assim, o código do elemento de dado 9415 - "Agência Governamental" reflete a estruturado governo federal dos Estados Unidos, não devendo então ser traduzido desta forma.
Freqüentemente o usuário não estudará esta transcodagem anão ser que disponha dos códigos EDIFACT na mesma língua que a de seu sistema de informação, ou seja, a língua de seu país. Isto é válido para o francês, o russo, o espanhol, o alemão, o japonês, o italiano sem esquecermos do árabe e do chinês. O desafio a que estamos confrontados é de conectar esses diferentes idiomas de trabalho à norma única EDIFACI.
Tendo em vista esses fatos, a CEE - Comissão Econômica das Nações Unidas para a Europa patrocinou um seminário sobre Multilingualismo em EDIFACT. Após esse seminário, foi estabelecido um conjunto de regras para a implantação de um ambiente multilíngüe para o EDIFACT.
Dentre as recomendações emanadas desse seminário está a da necessidade de uma correspondência profunda, certificada pelos profissionais do setor envolvido, entre os usos dos termos na língua de origem e na língua de destino.
Um dos principais objetivos é se produzir uma boa versão dos documentos EDIFACT nas línguas de destino, criando-se um instrumento que permita a conexão de diferentes idiomas à norma única EDIFACT. É fundamental se distinguir tradução de versão:
Uma tradução corresponde a uma transcrição literal dos documentos originais e não evita que as eventuais incoerências da língua de origem sejam transferidos para a língua de destino.
Uma versão implica na possibilidade de corrigir os erros e contradições no documento original, e assim de contribuir para uma melhora global da norma.
Os documentos produzidos deverão ser multilíngües e não uma adição de listas bilíngües: os operadores do Comércio Internacional devem poder passar diretamente de um idioma a outro sem passar por um intermediário.
Naturalmente não se pode realizar a versão imediata para todos os idiomas. No que diz respeito aos diretórios de elementos de dados, a responsabilidade do Secretariado das Nações Unidas é apenas com as línguas oficiais da CEE: inglês, francês, russo e espanhol. Assim, dentre o conjunto da documentação do EDIFACT, o interesse deveria estar voltado à princípio, na ordem de prioridade, para:
_ Nome dos Elementos de Dados;
_ Nome dos Códigos;
_ Descrições dos Elementos de Dados;
_ Descrição dos Códigos.
O objetivo final é se criar um instrumento permitindo a conexão de diferentes línguas à norma única EDIFACT. A não existência de uma obra de referência juntando experiências profissionais em um ambiente multilíngüe é um dos problemas que surgem. Dessa forma, considerando que um glossário ou tesouro são. ferramentas indispensáveis, foi recomendado o estabelecimento de um comitê para cada idioma objetivando dirigir esforços para a normalização da terminologia EDIFACT Deverão ser criados e atualizados, periodicamente, instrumentos para o suporte do trabalho a ser realizado, a saber:
Glossário Multilíngüe: constituído a partir das traduções existentes do EDIFACT e do UNTDED, que será enriquecido conforme o andamento do trabalho e que listará as diversas palavras-chaves em cada língua;
Tesauro Multilíngüe: a ser estruturado a partir do Glossário multilíngüe;
Conclusão
O interesse da comunidade em torno do EDI dá sinais de crescimento, à medida em que se torna mais clara sua importância estratégica e comercial. A utilização de EDI apresenta inúmeros benefícios, tais como:
_ agilidade e redução de prazos;
melhor nível de serviços prestados aos clientes, decorrente da execução mais rápida _ e correia dos seus pedidos;
_ precisão e qualidade dos dados, devido à eliminação dos erros de digitações sucessivas;
_ redução geral nos custos.
Na teoria o uso de EDI é muito promissor e atrativos mas podem surgir alguns problemas para se atingir os resultados esperados. A idéia geral de EDI baseia-se em ganho de velocidade nas transações comerciais; no entanto os documentos EDI são transmitidos em "batch" e ficam armazenados nas caixas postais dos destinatários até que eles as retirem. Nesse momento há uma perda de tempo acentuada. Por outro lado, a dificuldade de se realizar um estudo de custo x benefício também é um entrave para a expansão do EDI.
Outro problema que surge é o de ordem legal. O mundo está acostumado com os documentos em papel, nos quais são apostas assinaturas, carimbos, selos, etc, ou seja, toda uma burocracia autorizando e dando autenticidade ao documento. No caso dos documentos eletrônicos, deverão ser realizados estudos jurídicos para que sejam reconhecidas como válidas as autorizações e as autenticações que fatalmente estarão presentes nos documentos eletrônicos.
A adoção do EDI, assim como outros avanços tecnológicos deste século - telefone, computador, fax - provoca mudanças. Ele está mudando a forma de pensar das pessoas, os procedimentos dos negócios e a maneira como as organizações interagem entre si.
O EDI nos ajudará a simplificar e racionalizar os procedimentos de Comércio Internacional. O padrão EDIFACT fornecerá uma documentação comum e uma linguagem única de negócios para a comunicação transfronteiras. O Multilingualismo permitirá a rápida difusão desses padrões pelos diversos países e idiomas.
Sobre o Autor do Trabalho
Luís Otávio Segond - É engenheiro de sistemas formado pela PUC./RJ - Pontifícia Universidade Católica do Rio de Janeiro, com Mestrado em Engenharia de Sistemas pelo IME - Instituto Militar de Engenharia o Doutorado em informática pela Universidade Pierre et Marie Curie, em Paris.
É funcionário do Serpro desde 1975 e atualmente está lotado na Coordenadoria de Negócios internacionais - COINT onde vem desenvolvendo atividades relacionadas a prestação de consultaria em informática para clientes no exterior.
Recentemente foi designado pelo SIMPRO-BRASIL como o relator brasileiro para Multilingualismo, que é patrocinado pela ONU, e que objetiva promover a internacionalização do ambiente EDIFACT.
Introdução
Atualmente estamos diante de transformações significativas em nosso planeta tais como uma maior conscientização ecológica, algumas mudanças em regimes de governo, o desmontadas repúblicas socialistas soviéticas, diversos focos de guerra etc. Ao meandro tempo observa-se a aglutinação de países em blocos econômicos como por exemplo:
. MERCOSUL - Mercado Comum do Sul
. NAFTA - North America Free Trade Area
. CEE - Comunidade Econômica Européia
. CEI - Comunidade dos Estados independentes Tigres Asiáticos
Esses blocos econômicos objetivam aumentar a competitividade dos países membros no mercado mundial e é um dos fatores que induzem a um fortalecimento cada vez maior do regime capitalista.
Com a evolução das tecnologias de telecomunicações e informática surgiu um outro fator para o fortalecimento do capitalismo: as grandes empresas multinacionais não param de investir, fazendo circular, continuamente, seus ativos financeiros. Dessa forma, no momento do fechamento da Bolsa de Nova York, começa-se a investir na Bolsa de São Francisco, depois na de Tóquio, em seguida na de Paris e assim sucessivamente durante 24 horas por dia. É com esse cenário que as grandes organizações se defrontam atualmente.
Já a área de Comércio Internacional, encontra-se diante de um grande problema devido ao fato de, em alguns casos, as mercadorias chegarem a seu destino antes dos documentos associados. A geração do documento, seu envio ao transportador e manuseio no porto de partida pode levar de cinco a quatorze dias. Enquanto isso, uma mercadoria pode ser transportada para em porto em apenas um dia. Por outro lado, o envio de documentos para o exportador, do explorador para o seu Banco, desse para o Banco do importadora em seguida para o próprio importador, pode tem até 21 dias. Enquanto isso, dependendo das distâncias o rotas, o transporte do porto de origem para o de destino pode levar de 3 a 20 dias. Dessa forma, as mercadorias ficam armazenadas em vários pontos, às vezes expostas a riscos, até que seja providenciada sua liberação.
Surge então ramo alternativa de solução a adoção do EDI - Intercâmbio Eletrônico de Dados. Ao invés de se trocar um conjunto de papéis é realizada a troca de mensagens eletrônicas as quais são antecipadamente acordadas entre os parceiros comerciais. A ONU - Organização das nações Unidas vem empreendendo esforços no sentido de tornar o EDIFACT Intercâmbio Eletrônico de Dados para Administração, Comércio o Transporte no padrão mundial para troca de documentos comerciais. Como a maior parte da documentação EDIFACT foi desenvolvida em inglês, a ONU criou recentemente o grupo de Multilingualismo para facilitar o acesso às recomendações, pelas pessoas envolvidas em Comércio Internacional nos diversos cantos do mundo.
O objetivo desse artigo é apresentar essas diversas tecnologias o seu relacionamento com a área de Comércio Internacional.
O Intercâmbio Eletrônico de Dados
As organizações, do setor público ou privado, estão promovendo esforços para tornarem-se mais eficientes. A busca da eficiência no trabalho tem sido sempre uma prioridade mas, hoje em dia com o mercado mundial altamente competitivo, é imperativo e é uma questão de sobrevivência. Empresas que não modificarem a forma de fazer negócios poderão não fazer qualquer negócio no futuro. Isso envolve a eliminação de todos os procedimentos que não adicionem valor ao produto e assim, se um procedimento não adicionar valor deverá ser simplesmente eliminado.
Nas últimas décadas, conscientes dos enormes custos envolvidos nas operações comerciais os japoneses, os europeus e os norte-americanos verificaram que o aumento da produtividade e, conseqüentemente, a redução de custos poderia envolver o relacionamento com os parceiros comerciais.
O EDI foi desenvolvido para atender às necessidades de comunicação eficiente entre parceiros comerciais, usufruindo desvantagens oferecidas pelas modernas tecnologias de informação. No mundo dos negócios a comunicação tradicional ocorre em duas formas: não-estruturada (mensagens, memorandos e cartas) e estruturada (pedidos de compras, aviso de despacho, faturas e pagamentos). O EDI abrange o intercâmbio de mensagens estruturadas enquanto que as aplicações de Correio Eletrônico tratam das comunicações não-estruturadas.
Em uma mensagem estruturada, tal como um pedido de compra, o dado é formatado seguindo um padrão preestabelecido, facilitando a transferência eletrônica entre sistemas de computadores. Freqüentemente denominada como comunicação aplicação-a-aplicação, o objetivo é de se realizar uma operação automática que possibilite a troca de dados entre parceiros comerciais.
Buscando aumentar sua competitividade é fundamental a velocidade de execução dos processos envolvidos nos diversos relacionamentos comerciais de uma empresa. Na área de Comércio Internacional, esses relacionamentos envolvem administrações alfandegárias, bancos, corretores, despachantes, exportadores, fretadores, importadores, seguradoras, transportadores, etc. As informações associadas a esses relacionamentos estão contidas em diversos documentos, tais como: pedidos de compra, notas fiscais, avisos de embarque, listas de preços, especificações de produtos, ordens de pagamento, ordens de crédito, despachos aduaneiros, registros de operação comercial, etc. Poderíamos então imaginar, a título de exemplo, o seguinte uso intensivo de EDI em Comércio Internacional:
_ O exportador envia a lista de preços para o importador;
_ O importador, com base na lista de preços, envia seus pedidos de compra para o exportador;
_ O exportador recebe os pedidos de compra e envia avisos de faturamento e de embarque dos itens solicitados para o importador;
_ O importador recebe as mercadorias e envia para o exportador os avisos de recebimento;
O exportador e o importador enviam para os bancos, os transportadores e as companhias de seguro os documentos ordens de crédito, ordens de pagamento, prêmios de seguro, manifestos de cargas, etc. Em seguida, são encaminhados para o exportador e o importador diversos documentos, tais como: avisos de débito, avisos de crédito, análises de seguro, conhecimento, cartas de crédito, manifestos, etc.
O exemplo anterior fornece uma pequena idéia da quantidade de documentos originados por apenas uma transação comercial e do número de relacionamentos entre os diversos agentes envolvidos. Estimativas variam, mas em uma simples remessa de mercadorias podem estar envolvidas até 28 organizações diferentes com mais de 40 transações criadas para documentar o processo. Estima-se que o trabalho com papel contribua com 8% do custo total de um despacho internacional.
Dessa forma teve origem o desenvolvimento da filosofia de EDI que também teve por elemento motivador a constatarão de que cerca de 70% dos documentos digitados para entrada em um computador haviam sido emitidos por outro computador, provocando redigitações sucessivas e, conseqüentemente, os erros pertinentes. Como cerca de 25% do custo de processamento de um sistema, é relativo a entrada de dados, pode-se imaginar a economia a ser gerada com a adoção de EDI.
Internacionalmente, os complexos documentos de comércio exterior e os complicados relacionamentos comerciais justificam plenamente a adoção de EDI. A informação introduzido pela parte inicial no processo é normalmente requerido por todas as outras partes envolvidas. O EDI possibilita a todas as partes trocar esses dados iniciais, reduzindo o tempo e os erros introduzidos nos processos manuais. Aproximadamente metade de todas as cartas de crédito emitidas contêm erros de preenchimento. Os erros em documentação comercial podem atrasar um embarque, adicionar custos de armazenamento ou influenciar adversamente no fluxo normal de fabricação e nas cadeias de distribuição e vendas.
A maioria das grandes organizações, nacionais ou multinacionais, estão implementando o EDI e brevemente estarão exigindo que todos os seus parceiros de negócios estejam aptos a usar essa tecnologia.
Para que seja executado um processo de EDI entre dois parceiros, é necessário que sejam executadas as seguintes tarefas:
_ criação da transação pela aplicação de origem;
_ e tradução da transação para o formato padronizado, de forma a que possa ser reconhecida pelo outro parceiro;
_ a transmissão, através das facilidades de comunicações, para a aplicação destinatária do documento;
_ tradução da transação recebida no formato padronizado para o formato da aplicação de destino;
_ processamento da transação pela aplicação destinatária.
EDlFACT: O Padrão das Nações Unidas para o EDI
No início da implementação do EDI foram desenvolvidos formatos para atender, isoladamente, às necessidades individuais de cada empresa. Em pouco tempo, os usuários perceberam as limitações desses padrões proprietários. Novos padrões industriais foram então desenvolvidos para atender às necessidades da ampla comunidade de interesse. Entretanto, as companhias envolvidas em comércio com diversos setores industriais ainda enfrentavam barreiras e, conseqüentemente, a necessidade de padrões nacionais tornou-se clara.
Por volta de 1985 surgiram dois padrões que tiveram larga aceitação: ANSI ASC Xl2 ("American National Standards Institute Accredited Standards Committee" - Instituto Nacional Americano de Padrões Comitê Credenciado de Padrões) na América do Norte e GTDI ("Guidelines for Trade Data lnterchange" - Orientações para Intercâmbio de Dados Comerciais) na Europa. Embora atendessem às necessidades domésticas, a existência desses dois padrões foi criando dificuldades para o Comércio Internacional.
A utilização de EDI pressupõe a adoção de padrões. Para alcançá-los, desde 1986 vem sendo desenvolvido, em nível internacional, o padrão conhecido como EDIFACT que é o conjunto de regras das Nações Unidas para o intercâmbio Eletrônico de Dados para Administração, Comércio e Transporte ("Electronic Data lnterchange for Administration, Commerce and Transport"). Compreende um conjunto de diretórios e orientações para o intercâmbio eletrônico de dados estruturados, em particular aqueles relacionados ao comércio de mercadorias e serviços, entre sistemas de informação automatizados.
As regras EDIFACT são aprovadas e publicados no (UNTDID) - Diretório de Intercâmbio de Dados Comerciais das Nações Unidas. Esse diretório contém:
_ Regras de Sintaxe em Nível de Aplicação (NBR 12963);
_ Orientações para o Projeto de Mensagens;
_ Orientações para a Implementação da Sintaxe;
_ Diretório de Elementos de Dados contendo todos os elementos de dados padronizados. Conforme novas mensagens vão sendo desenvolvidas, novos elementos de dados são definidos;
_ Diretório de Elementos de Dados Compostos que é semelhante ao Diretório de Elementos de Dados;
_ Diretório de Segmentos que contém a definição de todos os segmentos padrões do EDIFACT;
_ Diretório de Mensagens Padronizadas das Nações Unidas;
_ Lista de Códigos que contém todos os valores que podem ser associados aos elementos de dados codificados. Alguns códigos são definidos por outras organizações e, nesse caso, elas devem ser referenciadas;
_ Regras Uniformes de Conduta para Intercâmbio de Dados de Comércio por Teletransmissão.
As regras contidas na norma ISO 9735 (NBR 12963) fornecem a sintaxe do EDIFACT para a construção dos documentos eletrônicos chamados de mensagens. O EDIFACT se preocupa unicamente com a mensagem. A comunicação não faz parte desse padrão, assim como não fazem parte das recomendações postais a forma de escrita no papel (se usando caneta, máquina de escrever etc.). O EDIFACT é também independente do hardware e do software utilizados.
As mensagens padronizadas das Nações Unidas (UNSM) são o produto final do processo de desenvolvimento do EDIFACT. Elas se constituem em um conjunto de dados envolvendo funções genéricas de negócios. Atualmente existem 68 mensagens padronizadas das quais, a título de exemplo, podemos citar:
_ ECUSDEC - Declaração alfandegária
_ NVOIC - Fatura
_ ORDERS - Pedido de Compra
_ PAXLST - Lista de Passageiros
Cada mensagem é composta por um conjunto de segmentos de dados que definem um conceito preciso, como por exemplo nome e endereço. Um segmento é composto por elementos de dados compostos e por elementos de dados componentes. Data é um elemento de dados composto que compreende os elementos de dados componentes Dia, Mês e Ano. Tanto os segmentos de dados como os elementos de dados podem ocorrer várias vezes sem uma mensagem. Por exemplo, a mesma definição do segmento NAD (Name and Address - nome e endereço) em uma fatura é usado para identificar o vendedor e o comprador (incluindo elementos de dados como rua, cidade, país, código postal, etc.).
O número de mensagens disponíveis tem crescido dramaticamente, oferecendo à comunidade de negócios um padrão verdadeiramente viável. Atualmente EDIFACT está em uso nos seguintes países.
. África do Sul Alemanha Argentina
. Austrália Áustria Bélgica
. Brasil Bulgária Canadá
. Chile China Cingapura
. Colômbia Coréia Dinamarca
. Eslovênia Espanha Estados Unidos
. Finlândia Formosa França
. Gabão Grã-Bretanha Hong Kong
. Hungria índia Irlanda
. Islândia Itália Japão
. Luxemburgo Malásia Malta
. México Nigéria Noruega
. NovaZelândia Países Baixos Polônia
. RepúbIica Tcheca e Eslovaca Romênia
. Rússia Senegal Suécia
. Suíça
O Multilingualismo em EDIFACT
Desde que o padrão EDIFACT foi lançado em 1987, em vários dos grupos de trabalho, o inglês vem sendo o único idioma utilizado, o que apresenta a imensa vantagem de economizar os esforços de conversão e de não retardar, por motivos de tradução (geralmente bastante especializadas) os trabalhos de normalização.
Versões francesa e russa são as encontradas mais comumente, porém com atrasos consideráveis. Por outro lado, os serviços de tradução das Nações Unidas, constantemente, chamam a atenção do Secretariado sobre a especialização dos documentos EDIFACT e sobre as dificuldades de tradução decorrentes.
Para o essencial, os projetistas de mensagens e o conjunto de especialistas em normalização EDIFACT dispõem apenas de uma documentação em inglês, o que pode ser aceitável por razões de custo e prazo. O que não pode ser aceito, por outro lado, é que os usuários potenciais do EDIFACT, tenham apenas documentação em inglês. As pequenas empresas passarão a usar mais facilmente EDIFACT se dispuserem de uma documentação, com alta qualidade, escrita em sua língua materna. Obviamente, " é uma condição primordial para que a disseminação geral do EDIFACT seja atingida.
Se a apresentação do EDIFACT e de cada um de suas mensagens é necessária na língua materna dos profissionais da área de Comércio Internacional, é particularmente indispensável no que concerne aos códigos utilizados. Segundo os padrões EDIFACT, para se informar que o País de Origem de determinada mercadoria é a Alemanha, deve-se associar ao elemento de dados 3239 o valor "DE". Assim, enquanto um computador em qualquer parte do mundo, deve receber e armazenar o elemento de dados 3239=DE, o profissional de Comércio Internacional deve compreender que o país em referência é Alemanha em português, Allemagne em francês, Deutschland em alemão e Germany em inglês.
Além disso, verifica-se que certas listas de códigos foram estabelecidos a partir de um caso particular, nacional ou setorial. Assim, o código do elemento de dado 9415 - "Agência Governamental" reflete a estruturado governo federal dos Estados Unidos, não devendo então ser traduzido desta forma.
Freqüentemente o usuário não estudará esta transcodagem anão ser que disponha dos códigos EDIFACT na mesma língua que a de seu sistema de informação, ou seja, a língua de seu país. Isto é válido para o francês, o russo, o espanhol, o alemão, o japonês, o italiano sem esquecermos do árabe e do chinês. O desafio a que estamos confrontados é de conectar esses diferentes idiomas de trabalho à norma única EDIFACI.
Tendo em vista esses fatos, a CEE - Comissão Econômica das Nações Unidas para a Europa patrocinou um seminário sobre Multilingualismo em EDIFACT. Após esse seminário, foi estabelecido um conjunto de regras para a implantação de um ambiente multilíngüe para o EDIFACT.
Dentre as recomendações emanadas desse seminário está a da necessidade de uma correspondência profunda, certificada pelos profissionais do setor envolvido, entre os usos dos termos na língua de origem e na língua de destino.
Um dos principais objetivos é se produzir uma boa versão dos documentos EDIFACT nas línguas de destino, criando-se um instrumento que permita a conexão de diferentes idiomas à norma única EDIFACT. É fundamental se distinguir tradução de versão:
Uma tradução corresponde a uma transcrição literal dos documentos originais e não evita que as eventuais incoerências da língua de origem sejam transferidos para a língua de destino.
Uma versão implica na possibilidade de corrigir os erros e contradições no documento original, e assim de contribuir para uma melhora global da norma.
Os documentos produzidos deverão ser multilíngües e não uma adição de listas bilíngües: os operadores do Comércio Internacional devem poder passar diretamente de um idioma a outro sem passar por um intermediário.
Naturalmente não se pode realizar a versão imediata para todos os idiomas. No que diz respeito aos diretórios de elementos de dados, a responsabilidade do Secretariado das Nações Unidas é apenas com as línguas oficiais da CEE: inglês, francês, russo e espanhol. Assim, dentre o conjunto da documentação do EDIFACT, o interesse deveria estar voltado à princípio, na ordem de prioridade, para:
_ Nome dos Elementos de Dados;
_ Nome dos Códigos;
_ Descrições dos Elementos de Dados;
_ Descrição dos Códigos.
O objetivo final é se criar um instrumento permitindo a conexão de diferentes línguas à norma única EDIFACT. A não existência de uma obra de referência juntando experiências profissionais em um ambiente multilíngüe é um dos problemas que surgem. Dessa forma, considerando que um glossário ou tesouro são. ferramentas indispensáveis, foi recomendado o estabelecimento de um comitê para cada idioma objetivando dirigir esforços para a normalização da terminologia EDIFACT Deverão ser criados e atualizados, periodicamente, instrumentos para o suporte do trabalho a ser realizado, a saber:
Glossário Multilíngüe: constituído a partir das traduções existentes do EDIFACT e do UNTDED, que será enriquecido conforme o andamento do trabalho e que listará as diversas palavras-chaves em cada língua;
Tesauro Multilíngüe: a ser estruturado a partir do Glossário multilíngüe;
Conclusão
O interesse da comunidade em torno do EDI dá sinais de crescimento, à medida em que se torna mais clara sua importância estratégica e comercial. A utilização de EDI apresenta inúmeros benefícios, tais como:
_ agilidade e redução de prazos;
melhor nível de serviços prestados aos clientes, decorrente da execução mais rápida _ e correia dos seus pedidos;
_ precisão e qualidade dos dados, devido à eliminação dos erros de digitações sucessivas;
_ redução geral nos custos.
Na teoria o uso de EDI é muito promissor e atrativos mas podem surgir alguns problemas para se atingir os resultados esperados. A idéia geral de EDI baseia-se em ganho de velocidade nas transações comerciais; no entanto os documentos EDI são transmitidos em "batch" e ficam armazenados nas caixas postais dos destinatários até que eles as retirem. Nesse momento há uma perda de tempo acentuada. Por outro lado, a dificuldade de se realizar um estudo de custo x benefício também é um entrave para a expansão do EDI.
Outro problema que surge é o de ordem legal. O mundo está acostumado com os documentos em papel, nos quais são apostas assinaturas, carimbos, selos, etc, ou seja, toda uma burocracia autorizando e dando autenticidade ao documento. No caso dos documentos eletrônicos, deverão ser realizados estudos jurídicos para que sejam reconhecidas como válidas as autorizações e as autenticações que fatalmente estarão presentes nos documentos eletrônicos.
A adoção do EDI, assim como outros avanços tecnológicos deste século - telefone, computador, fax - provoca mudanças. Ele está mudando a forma de pensar das pessoas, os procedimentos dos negócios e a maneira como as organizações interagem entre si.
O EDI nos ajudará a simplificar e racionalizar os procedimentos de Comércio Internacional. O padrão EDIFACT fornecerá uma documentação comum e uma linguagem única de negócios para a comunicação transfronteiras. O Multilingualismo permitirá a rápida difusão desses padrões pelos diversos países e idiomas.
Sobre o Autor do Trabalho
Luís Otávio Segond - É engenheiro de sistemas formado pela PUC./RJ - Pontifícia Universidade Católica do Rio de Janeiro, com Mestrado em Engenharia de Sistemas pelo IME - Instituto Militar de Engenharia o Doutorado em informática pela Universidade Pierre et Marie Curie, em Paris.
É funcionário do Serpro desde 1975 e atualmente está lotado na Coordenadoria de Negócios internacionais - COINT onde vem desenvolvendo atividades relacionadas a prestação de consultaria em informática para clientes no exterior.
Recentemente foi designado pelo SIMPRO-BRASIL como o relator brasileiro para Multilingualismo, que é patrocinado pela ONU, e que objetiva promover a internacionalização do ambiente EDIFACT.
