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Memória
Organizar é preciso
Documentos administrativos seguem um ciclo vital de três idades
Nesta segunda, 23 de março, tem início a campanha nacional para orientar a organização dos arquivos correntes em todos os setores da empresa e o arquivamento correto dos documentos. A conscientização sobre o assunto pretende gerar benefícios, como a otimização do espaço, com um ambiente de trabalho mais organizado e agilidade na busca de documentos, além de garantir a preservação da memória da empresa.
A importância de manter os arquivos organizados "em primeiro lugar, é a utilização destes como prova, no caso de uma interpelação legal. Segundo, o acesso rápido e fácil às informações, agilizando o atendimento que exija determinado documento. Terceiro, preservação do histórico da empresa. Por meio da gestão de documentos podemos garantir a economia, a eficiência e a eficácia na administração pública", ressalta Fernando Travassos, analista da UniSerpro.
O que é um documento de arquivo?
Um documento de arquivo, ou arquivístico, é aquele produzido ou recebido por uma instituição pública ou privada no exercício de suas atividades e que constitui elemento de prova ou de informação. Documento é o registro de informação em qualquer suporte, seja físico ou digital. Ele pode ser entendido como arquivístico, bibliográfico ou museológico.
A teoria das três idades
O ciclo vital dos documentos administrativos compreende três idades: corrente, intermediária e permanente. Arquivo Corrente, ou setorial, é o conjunto de documentos que estão estreitamente vinculados aos objetivos para o qual eles foram criados. Os itens nessa categoria foram produzidos ou recebidos no cumprimento das atividades da empresa e devem ser conservados por possuir valor administrativo, legal e fiscal.
Arquivo Intermediário é o conjunto de documentos originários de arquivos correntes cuja consulta já não é mais tão frequente. Eles são transferidos ao arquivo central, a fim de evitar o acúmulo de grande volume de documentos que prejudica os setores de trabalho. Nesse local, os arquivos aguardam a sua destinação final, que pode ser a guarda permanente ou o descarte. Estes documentos são mantidos porque ainda têm vigência legal e estão aguardando o prazo de guarda descrito na tabela de temporalidade.
Arquivo permanente é aquele que faz a custódia em caráter definitivo dos documentos que atingiram o valor secundário, ou seja, valor de informação, de prova e cultural. Estes valores são essenciais para contribuir na formação e na preservação da memória institucional.
Os arquivos que não se encaixam nestes conceitos, ou seja, aqueles que realmente não têm valor algum, como revistas antigas, rascunhos e cópias impressas de e-mails, devem ser descartados, preferencialmente, nos coletores apropriados que encaminham os papéis para reciclagem. Somente os documentos e papéis que têm valor histórico e legal deverão permanecer guardados.